يجب مراعاته عند اختيار برنامج محاسبة
إذا كنت تبحث عن برنامج محاسبة ضمان لعملك أو لشركتك ، فإن الخطوة الأولى هي التحليل الجيد للوظائف الأساسية التي يجب أن تتوفر عليها. عندها فقط يمكنك الاختيار بأفضل طريقة ممكنة
تحتاج الشركات إلى أفضل الأدوات للقيام بعملها. هناك العديد من الكيانات المخصصة لتقديم السلع والخدمات من جميع الأنواع ، وقد تختلف الموارد المطلوبة في كل منها ، لكننا نتفق على أن وجود أداة محاسبية جيدة أمر ضروري للتشغيل السليم للأعمال. التوازن الاقتصادي والمحاسبي للكيان أساسي ، كما هو الحال مع المرافق المكيفة مثل Contasol الشعبية أو غيرها من الأدوات المماثلة التي تسمح بالتحكم في ذلك بطريقة بسيطة ودقيقة. نقدم لك المفاتيح اللازمة عند اختيار برنامج محاسبة لشركتك ، ما الذي يجب أن تنظر إليه قبل وضع حساباتك في أيدي أداة من هذا النوع؟
العوامل الرئيسية لاختيار برنامج محاسبة
نقوم بمراجعة العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها قبل اختيار أي من الخيارات في مجال برامج المحاسبة. ألقِ نظرة على كل هذه المعايير وضعها فيما يتعلق بعملك لمعرفة نوع الخدمة التي تحتاجها ولتكون قادرًا على الاختيار بأمان.
التوافق مع العديد من الشركات
واحدة من الخصائص الأولى التي يجب أن تبحث عنها هي أنها تسمح لك بالتحكم في العديد من الشركات وأن تكون متعدد المستخدمين ، أي أنه يمكن لأشخاص مختلفين استخدامها. ربما لا تكون هذه هي حالتك ، ولكن إذا كان لديك أكثر من شركة واحدة أو كان لديك التحكم المحاسبي في أكثر من شركة ، فهذه النقطة ضرورية. لا فائدة من توظيف برامج محدودة لا يمكنك استخدامها في مشاريع أخرى لاحقًا. يجدر أيضًا التحقق من القدرة على إنشاء ملفات تعريف مستخدم بدرجات وصول مختلفة وبالتالي تسلسلات هرمية مختلفة. يجب أن تسمح للمسؤولين والمستخدمين بالتواجد ، ولكل منهم بيانات اعتماد وأذونات الوصول الخاصة به.
سهل الاستخدام
لن نطلب من أي شخص عديم الخبرة في هذا المجال أن يعرف كيفية استخدام الأداة ، ولكن من الممكن أن نطلب من أي شخص لديه الحد الأدنى من المفاهيم حول الموضوع أن يكون قادرًا على استخدامها دون أي تفسيرات سابقة تقريبًا. إذا تم استيفاء هذا الشرط ، فسيكون من السهل حقًا تشغيل البرنامج ونسيان منحنيات التعلم المعقدة التي تتطلب وقتًا ثمينًا لا يتوفر في عملك. يتطلب سهولة إدخال إدخالات المحاسبة ، وخيارات لتسريع إدخال الإدخالات المتكررة ، وسهولة الوصول إلى أكواد الحساب المحاسبي ، وخيارات البحث المتقدم ...
إنشاء تقارير محاسبية
ستحتاج أحيانًا إلى استخراج البيانات وتقديمها في شكل تقارير إلى مجلس إدارتك أو المؤسسات التنظيمية للنشاط الاقتصادي. تأكد من اختيار برنامج قادر على رسم الميزانيات العمومية بشكل دوري ، وحسابات الأرباح والخسائر أو أي معلومات أخرى قد تطلبها الأطراف الثالثة. من الضروري أن تقدم تسويات ضريبة القيمة المضافة ، ونماذج ضريبة الدخل الشخصي ، ودفاتر السجل التجاري ، والحسابات السنوية أو دفاتر الدخل والمصروفات بسهولة ، وكذلك القيام بذلك بتنسيقات مختلفة. ودائما مع مراعاة التعديلات الممكنة للتشريعات الحالية.
إنشاء سجلات التدقيق
ستسهل أداة المحاسبة الجيدة إلى حد كبير أعمال التدقيق التي يتم إجراؤها على أي كيان. إن معرفة من قام بالوصول إلى دفتر حسابات الشركة ، ومتى وماذا فعلوا أو المعلومات التي استشاروها وحرروها أمر ضروري للغاية حتى يتمكن المدراء من التحكم في الحركات . من ناحية أخرى ، يوصى بأن يكون للمنصة وظائف للتحكم في الأصول الثابتة ، كل تلك الأصول الملموسة أو غير الملموسة أو المالية التي تشكل أيضًا جزءًا من كيانك ، بما في ذلك إرفاق الصور والمستندات المتعلقة بها.
مرونة التكوين المعياري
لا تمتلك جميع الشركات نفس الموارد ونفس الاحتياجات. سيكون من غير المجدي استخدام منصة محملة بالخيارات التي لا تحتاجها. كمستخدم ، يجب أن تكون قادرًا على تحديد الوظائف التي تحتاجها حقًا والتي لا تحتاجها ، مما يجعل الأخيرة تختفي من الواجهة للحصول على الأداء والكفاءة. يجب أن يكون برنامج المحاسبة قابلاً للتكوين بسهولة وقابل للتكيف مع احتياجات ملايين الشركات المختلفة التي تشارك في القطاع الاقتصادي.
خيارات التوسع
هل ستنمو شركتك في المستقبل؟ اختر الأدوات القادرة على العمل في هذه المواقف. ستصبح البرامج المصممة لحجم شركة معين قديمة مع نمو حجم شركتك ولديها احتياجات أخرى. من المهم أن تكون الأداة قابلة للاستخدام عندما تكون قد بدأت للتو مغامرتك ، ولكن أيضًا عندما تكون متماسكًا في قطاعك وينمو حجم عملك. يعد عدم الاضطرار إلى تعلم أداة جديدة في المستقبل عاملاً يجب أخذه في الاعتبار.
أتمتة المهام
أحد الجوانب الأساسية في برنامج لهذه الخصائص هو أنه يحتوي على أدوات تسمح بأتمتة العمل . ستحتاج دائمًا إلى إدخال البيانات لأول مرة ، ولكن المثالي هو أنه منذ تلك اللحظة ، وأخذ بيانات البداية كمرجع ، يكون البرنامج قادرًا على توفير عملك عن طريق أتمتة ، على سبيل المثال ، إنشاء الفواتير ، دفع الرواتب أو مدفوعات العملاء. يمكن أيضًا أن تكون مدفوعات الضرائب مؤتمتة بسهولة. برنامج المحاسبة الجيد قادر على أخذ البيانات والعمل من تلقاء نفسه ، على الرغم من أنه دائمًا ما يكون تحت إشرافك النهائي. وهو ما يقودنا إلى نقطة مهمة أخرى ...
يوجد خطأ بشري ، واكتشافه في أسرع وقت ممكن هو مهمة مطلوبة للغاية ضمن برامج المحاسبة الحالية في السوق. إذا كان البرنامج غير قادر على الكشف بنفسه عن مكان الفشل وترك كل شيء في أيدي المستخدمين ، فلن يختفي الخطر أبدًا. عند البحث عن أداة المحاسبة الخاصة بك ، تأكد من أن خصائصها تشمل الكشف الفوري وتنبيه الشخص المسؤول عن وجود خطأ في النظام.
تخزين البيانات بشكل آمن
تعد بيانات شركتك أمرًا حيويًا ، ومن الضروري أيضًا أن يكون تخزينها آمنًا ، كما نضمن أنه في حالة حدوث أي مشكلة ، سنتمكن من الوصول إليها ولا تعتمد فقط على آلة تقوم بحفظها محليًا. أحد العوامل التي يجب مراعاتها هو ما إذا كان هذا البرنامج قادرًا على حفظ البيانات أيضًا في السحابة ، مما يشكل نسخة احتياطية أساسية في حالة ظهور مشاكل. انتبه بشكل خاص لهذه التفاصيل. عندها فقط يمكنك التخلص من الكم الهائل من المواد المادية الناتجة عن نشاط الأعمال التجارية ، مما يوفر مساحة في هذه العملية.
الوصول الشامل من أي مكان
مع تطور التكنولوجيا ، تم نسيان القدرة على الوصول إلى المعلومات من مكان العمل فقط. في الوقت الحاضر ، يمكن الوصول إلى أي معلومات من أي نقطة باستخدام اتصال بالإنترنت وتكون مستقلة تمامًا عن الجهاز المستخدم. يجب أن يوفر لك برنامج المحاسبة الإضافي خيار استشارة المعلومات من أي مكان وفي أي وقت ومن خلال أي جهاز. إنه ليس ضروريًا ، لكنه راحة يجب أن نطلبها في هذه الأوقات.
إرسال تعليق